RESOLUÇÃO Nº 005, DE 22 DE DEZEMBRO 2004.

Dispõe sobre controle interno, na Administração do Gabinete Militar do Governador.

O CORONEL PM CHEFE DO GABINETE MILITAR DO GOVERNADOR, no uso das atribuições previstas no Art. 5º, inciso II, do Decreto nº 43.424, de 10 de julho de 2003, e tendo em vista a necessidade de estabelecer o controle preventivo dos processos confeccionados no Gabinete Militar, RESOLVE:

Art. 1º Em cada setor abaixo haverá um servidor responsável pelo reexame dos respectivos processos financeiros, orçamentários, operacionais, patrimoniais, licitatórios e contábeis:

- Coordenadoria Estadual de Defesa Civil
- Diretoria de Administração Financeira
- Diretoria de Recursos Humanos
- Diretoria de Contabilidade e Arquivo
- Diretoria de Materiais, Patrimônio e Serviços
- Diretoria de Transportes Terrestres
- Diretoria de Transportes Aéreos
- Assessoria Jurídica

Art. 2º Cada servidor permanecerá em seu local de trabalho e reexaminará os respectivos processos de acordo com a legislação vigente.

Art. 3º A equipe de controle seguirá as orientações e os procedimentos estabelecidos no Anexo Único desta Resolução.

Art. 4º Todas as unidades administrativas do Gabinete Militar do Governador colaborarão com a Auditoria Setorial e com a equipe de controle no cumprimento das atribuições previstas no art. 8º do Decreto nº 43.424/2003.

Art. 5º Os trabalhos serão coordenados internamente pelo Superintendente de Planejamento, Gestão e Finanças do Gabinete Militar do Governador.

Art. 6º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

GMG, em Belo Horizonte/MG, aos 22 de dezembro de 2004.

JAMES FERREIRA DOS SANTOS, CEL PM
Chefe do Gabinete Militar do Governador e
Coordenador Estadual de Defesa Civil/MG

ANEXO ÚNICO

ORIENTAÇÃO E PROCEDIMENTOS DA EQUIPE DE REEXAME DE PROCESSOS

I- DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA

1. Reexaminar os processos de despesa quanto:

1.1 Identificação da designação formal do ordenador de despesa;
1.1.1 Análise da documentação que originou a despesa;

- Reexame da conformidade da documentação que originou a despesa, mediante existência do processo licitatório, contrato, solicitação de adiantamentos, solicitação de diárias de viagem, dentre outras formalidades.

1.2 Regularidade das fases de despesa, consistente em:

1.2.1 Legalidade de empenhos, relativamente a:

- Demonstrar a necessidade e/ou justificar a contratação;
- Tempestividade (emissão prévia de empenhos e de seu reforço);
- Legitimidade (emissão por autoridade competente, conforme designação formal do ordenador de despesas);
- Compatibilidade com o instrumento de origem (contrato, convênio, solicitação de diária, precatórios, etc);
- Verificar a compatibilidade do preço com o mercado;
- pertinência da classificação da despesa.

1.3 Reexame da legalidade da liquidação da despesa (com especial atenção às disposições do Decreto nº 37.924/96), relativamente aos seguintes quesitos, entre outros:

- Documento comprobatório da despesa (nota fiscal ou equivalente);
- Certificado de recebimento de material;
- Definição da importância exata a se pagar;
- Emissão da nota de liquidação por autoridade competente;
- processos de prestação de contas;
- Verificar o recebimento dos bens ou da prestação de serviços.

II- DIRETORIA DE RECURSOS HUMANOS

2. Reexaminar os processos de despesa de adiantamento quanto:

A regularidade das fases de despesa, consistente em:

2.1 Legalidade de empenhos, relativamente a:

- Tempestividade (emissão prévia de empenhos e de seu reforço);
- Legitimidade (emissão por autoridade competente, conforme designação formal do ordenador de despesa);
- Compatibilidade com o instrumento de origem (solicitação de diária de viagem);
- Pertinência da classificação da despesa.

2.2 Reexaminar a legalidade das diárias de viagem, relativamente aos seguintes quesitos, entre outros, referentes aos Decretos 33.575/92, 41.515/2000, 43.640/2003 e 43.895/2004.

- Preenchimento completo e correto do formulário de solicitação de diligência;
- Cumprimento do prazo de prestação de contas das diárias recebidas, consoante art. 17 do Decreto 41.515/2000;
- Inclusão da autorização da saída do veículo oficial, registro de vôo ou o bilhete aéreo;
- Autorização do Ordenador de Despesa para aquisição das passagens aéreas, se for o caso, consoante § único do Art. 9º do Decreto 33.575/92.
- Autorização do Ordenador de Despesa para utilização de veículo particular, se for o caso, consoante art. 10 do Decreto 33.575/92;
- Autorização do Chefe do GMG, para pagamento de mais de 8 diárias mensais a qualquer servidor, consoante Memorando nº 013/2003, se for o caso;
- Cálculo correto das diárias concedidas.

2.3 Reexaminar a legalidade do processo de adiantamento, relativamente aos seguintes quesitos, entre outros, relativos ao Decreto nº 37.924/96:

- Autorização da JPOF atualizada, para a execução da despesa de diárias de viagem através de regime especial de adiantamento e para o limite de execução;
- Cumprimento do prazo de prestação de contas e do depósito do saldo não utilizado;
- Preenchimento completo e correto do relatório final;
- Autorização do Ordenador de Despesa ou do SPGF para o pagamento de diárias ao próprio agente responsável, se for o caso.

III- ASSESSORIA JURÍDICA

3. Reexaminar os processos de licitação quanto:

- Publicação da comissão de licitação ou do pregoeiro e equipe de apoio;
- Pedido regular;
- Existência de pesquisa de mercado (mínimo 3 orçamentos) ou justificativa do preço no caso de dispensa ou de inexigibilidade de licitação, ou de retardamento da execução de obra ou serviço;
- Caracterização da situação emergencial ou calamitosa que justifique a dispensa de licitação, consoante inciso IV do art. 24 da Lei 8.666/93, se for o caso;
- Razão da escolha do fornecedor, caso seja processo de dispensa ou de inexigibilidade de licitação, ou de retardamento da execução de obra ou serviço, consoante a Lei 8.666/93;
- Existência de crédito orçamentário;
- Declaração da disponibilidade financeira;
- Parecer técnico/jurídico, no caso de processo de dispensa ou de inexigibilidade de licitação, ou de retardamento da execução de obra ou serviço;
- Análise do mérito, em caso de processo de dispensa ou de inexigibilidade de licitação, ou de retardamento da execução de obra ou serviço;
- Termo de referência preenchido e assinado, se for o caso;
- Edital e anexos e minuta do termo de contrato;
- Publicações em jornais;
- Recibos da entrega do edital (mínimo 3);
- Credenciamentos;
- Propostas e documentos do licitante vencedor (comprovante de regularidade fiscal junto ao FGTS e à Seguridade Social);
- Ata do processo licitatório;
- Julgamento da habilitação documental;
- Adjudicação;
- Exposição de motivos do Subchefe para o ato de dispensa de licitação ser assinado pelo Chefe do GMG, se for o caso;
- Despacho homologatório assinado pelo Ordenador de Despesa ou ato de ratificação da dispensa comunicado e assinado pelo Chefe do GMG em 3 (três) dias;
- Publicação da homologação no “MG” ou publicação do ato de ratificação da Dispensa em 5 (cinco) dias;
- Contrato assinado com 2 (duas) testemunhas;
- Publicação do contrato no “MG”, em tempo hábil;
- Verificação da compatibilidade entre a classificação orçamentária constante do contrato e o objeto do contrato;
- Compatibilidade entre o contrato celebrado, a minuta do contrato e as condições da proposta vencedora;
- Verificação de prazos;
- Autenticação em documentos;
- Assinaturas das autoridades;
- Folhas carimbadas e numeradas, em ordem cronológica;
- Autuado na capa frontal.

3.1 Reexame dos termos de cessão de uso quanto aos arts. 50 a 53 do Decreto estadual nº 43.053/2002, alterado pelo Decreto nº 43.693/2003, especialmente quanto:

- Documento elaborado pelo interessado na cessão, devidamente justificado, solicitando a posse do material e sua destinação;
- Parecer técnico jurídico motivando a assinatura do termo de cessão;
- Termo de cessão de uso assinado e publicado em tempo hábil;
- Os materiais alocados na Administração Pública DIRETA terão obrigatoriamente como cedente a SEPLAG e como interveniente o órgão da Administração Publica Direta, no qual o material seja incorporado;
- No caso de cessão de bens IMÓVEIS, na Administração Pública DIRETA, não utilizar termo de cessão de uso, basear-se no “Termo de Vinculação/Desvinculação”, de acordo com as orientações da Diretoria Central de Patrimônio Imobiliário/SEPLAG.

3.2 Reexaminar convênios e termos correlatos.

- Verificar a data de vencimento dos contratos, convênios e termos correlatos.

IV- DIRETORIA DE MATERIAIS, PATRIMÔNIO E SERVIÇOS
4. Verificação do item 1 (processos de despesa), subitem 1.2.1 (legalidade de empenhos) desta Resolução e ainda:

4.1 Verificação do saldo do estoque

- Examinar se o valor registrado das mercadorias em estoque está de acordo com as quantidades reais existentes.

4.2 Verificação dos bens patrimoniais

- Examinar se todos os bens estão patrimoniados;
- Verificar os bens baixados foram retirados do sistema;
- Verificar junto à CEDEC, a relação de bens à disposição das prefeituras, se houve transferência entre cidades, se houve baixa, renovação do Termo de Cessão, ou rescisão e ajustar no sistema.

4.3 Verificar a data de vencimento dos contratos, convênios e termos correlatos.

V- DIRETORIA DE TRANSPORTES TERRESTRES – DTT

5.1 Verificar a data de vencimento dos contratos, convênios e termos correlatos.

5.2 Reexaminar o controle de peças e combustíveis utilizados nos veículos.

5.3 Reexaminar o controle da utilização dos veículos consoantes às normas pertinentes.

VI- DIRETORIA DE TRANSPORTES AÉREOS – DTA

6.1 Verificar a data de vencimento dos contratos, convênios e termos correlatos.

6.2 Reexaminar o controle de peças e combustíveis utilizados nas aeronaves.

6.3 Reexaminar o controle da utilização das aeronaves consoantes às normas pertinentes.

VII- COORDENAÇÃO ESTADUAL DE DEFESA CIVIL – CEDEC

7.1 Verificação dos termos de cessão de uso, conforme descrito no subitem 3.1, dos convênios e empenhos de despesa relacionados com as atividades de defesa civil.

7.2 Verificar a data de vencimento dos contratos, convênios e termos correlatos.

7.3 Verificar a distribuição de cestas básicas, colchões, cobertores, lonas e outros materiais.

7.4 Verificar o controle do saldo de estoque de cestas básicas, colchões, cobertores, lonas e outros materiais.

VIII- DIRETORIA DE CONTABILIDADE E ARQUIVO

Verificação dos itens 1, 2, 3, 4, 5, e 7 desta Resolução, bem como as demais atividades que lhe são atribuídas, efetuando os lançamentos contábeis correspondentes.

Belo Horizonte, 22 de dezembro de 2004.

JAMES FERREIRA DOS SANTOS, CEL PM
Chefe do Gabinete Militar do Governador e
Coordenador Estadual de Defesa Civil